Uma caixa postal desorganizada e cheia de mensagens não lidas é mau negócio tanto no trabalho quanto na vida pessoal. Você perde contatos e deixa de fazer tarefas importantes.

O autor americano Merlin Mann, guru da produtividade, criou um método para fugir do caos. Segundo Mann, é preciso classificar as mensagens com cinco verbos de ação: apagar, delegar, responder, adiar e fazer. Essa divisão deve ser feita no momento “mais intenso do que só olhar e menos intenso do que ler”.

Durante essa etapa, você age de acordo com a dificuldade de cada caso. Comece apagando o que não interessa, depois encaminhe as mensagens que devem chegar a outras pessoas. Responda e-mails que trazem perguntas. “Se você não tem a informação, devolva com outra pergunta. É importante manter a bola rolando”, diz Mann.

As mensagens que não podem ser respondidas no momento devem ser separadas das outras e colocadas na sua lista de tarefas do dia, logo após as tarefas que chegaram nos e-mails mais importantes. Veja a palestra na íntegra, em inglês, abaixo:

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